In diesem Blogpost geht es um meine grundlegende Erfahrungen in der Systemadministration, im System Engineering und hilfreiche Dinge dabei. Diesmal nicht oder nicht überwiegend technisch, sondern organisatorisch bzw. auf Projektebene.

Im Rahmen von Projekten bin ich immer wieder darauf gestossen, dass manche auch komplizierten oder komplexen Projekte funktionieren und andere nicht und ich habe mich gefragt warum. Bei einer Meta-Retrospektive haben sich die folgenden Massnahmen und Punkte herauskristallisiert die einen starken Einfluss auf den Projekterfolg haben.

Aus meiner Sicht greifen diese sowohl für Projekte alleine und private Projekte wie auch für Projekte als Team und im Arbeitsumfeld.

Vom “Big Picture” zu einzelnen Komponenten

Projekt bestehen grundsätzlichen aus mehreren Todos. Die meisten sogar aus mehreren Komponenten oder Systemen.

Nehmt ein Blatt Papier oder eine Software und zeichnet das zu erstellende System mit seinen einzelnen Komponenten auf. Versteht unbedingt den gesamten Ablauf und nicht nur die einzelne Komponente die ihr umsetzen müsst.

Damit könnt ihr dann jederzeit, auch wenn ihr tief in einer einzelnen Komponente steckt oder stress habt, einen Blick auf das grosse Ganze werfen und es leistet für eine spätere Übergabe an ein Betriebs-, ein Support-Team oder eure Nachfolgerin sehr gute Dienste.

Todo- und Zeitverwaltung

Es ist völlig egal ob ein Ticketsystem (wie Redmine, JIRA, usw…), ein physisches oder digitales Kanban-Board oder ein Papierjournal zum Einsatz kommt. Aber es braucht eine (!) zentrale Stelle an der alle Todos abgelegt und verwaltet werden.

Das Big Picture lässt sich super in einzelne Aufgaben aufteilen und dabei auch die Komplexität, Priorität und evtl. Abhängigkeiten dieser bewerten.

Schätzt am Anfang des Projektes grob die einzelnen Projektkomponenten ab und notiert das. Schätzt auch Aufgaben jeweils bevor ihr anfangt grob ab und notiert das bei der jeweiligen Aufgabe.

Notiert die aufgewendete Zeit je Aufgabe, damit ihr einen guten Vergleich zwischen geschätzter und aufgewendeter Zeit habt. Wenn ihr merkt, dass ihr euch dem Ende eurer Schätzung nähert und euch die Zeit ausgeht, fragt rechtzeitig um Unterstützung im Team an oder eskaliert (falls ihr das könnt).

Fangt nicht mehrere Aufgaben an, sondern arbeitet an einer und schliesst diese ab bevor ihr mit einer neuen beginnt. Multitasking funktioniert nicht, auch wenn man glaubt es zu können. Nachweislich sinkt die Qualität und auch die Durchlaufzeit der einzelnen Aufgaben.

Dokumentation

Auch hier gilt: Es gibt nur einen Ort für Dokumentation. Welche Lösung benutzt wird ist sekundär. Ob Mediawiki, Dokuwiki, Asciidoc, LaTeX oder sonstwas ist wirklich egal.

Beginnt früh im Projekt mit der Dokumentation. Wenn es im ersten Schritt auch mal nur Rumpfdokumente oder eine Sammlung an Befehlen oder Links zu externen Dokumentation ist, dann ist das okay und definitiv besser als keine Dokumentation.

Denkt bei der Dokumentation auch an eine mögliche Analyse bei Fehlern oder Fallstricke für den Betrieb und denkt daran, dass jemensch anderes oder euer zukünftiges ich nicht mehr so tief im Projekt steckt wie ihr gerade. Dokumentiert also lieber zu viel und auf zu niedrigem Level als andersrum.

Sitzungen und Telefonate oder Absprachen (auch mit einem selbst): unbedingt schriftlich festhalten und allen Teilnehmer*innen zur Verfügung stellen. Vielleicht das Protokoll auch gemeinsam (z.B: in einer kollaborativen Software) schreiben, dann sind alle beteiligt.

Zeitmanagement

Auch beim Zeitmanagement hilft eine Planung vom Groben zum Feinen. Es hilft eine Liste von Aufgaben auf Monatsebene zu haben und diese dann wochenweise herunterzuplanen.

Plant die nächste Woche am Freitagabend oder am Montagfrüh. Plant dabei:

• alle Sitzungen/Telefonate und fixen Termine ein.
• genug Blockzeiten für das Projekt ein.
• genug Zeit für Dokumentationsaufgaben ein.
• genug Zeit für Unvorhergesehenes ein.

Seid in Blockzeiten nicht erreichbar, sondern arbeitet am Projekt und zwar an einer konkreten Aufgabe. Die E-Mails, der Gruppenchat oder andere Aufgaben können warten.

Mir persönlich hilft es sehr, dass Handy in einen anderen Raum zu legen. Man glaubt garnicht wie sehr die physische Hürde des Aufstehens einen von einem “nur mal schnell” aufs Handy schauen abhält.

Macht nicht alles auf den letzten Drücker kurz vor Termin. Da kommt vermutlich etwas was dazwischen und bei den “Allnightern” leidet die Qualität und es zehrt an einem.

Vorgehen/Debugging bei Fehlern oder Problemen

Wenn ihr im Projekt auf Fehler stosst, dann hangelt euch an folgendem Vorgehen lang:

1. Welche Komponente ist betroffen?
2. Welche Server oder welche Server sind betroffen?
3. Seid wann tritt der Fehler auf?
4. Lässt sich die Komponente einzeln testen?
5. Gibt es eine Logdatei der Komponente? Falls ja, was sagt das Logfile.

Regeln

Gebt euch selbst als Einzelperson oder als Team Regeln für die Zusammenarbeit, schreibt sie auf und haltet euch daran.

Lasst aber auch mal fünf gerade sein, wenn ihr euch nicht daran haltet. Wir sind alle Menschen und keine Computer und das nächste Mal klappt es wieder. Kein Grund sich schlecht zu fühlen oder nichts mehr zu tun.

Leseempfehlungen

Diese Bücher waren für mich sehr hilfreich, auch wenn diese sich teilweise auf Systemadministration oder Software-Projekte beziehen, ist vieles davon auch für Projekte in anderen Bereichen gut nutzbar. Mir helfen die Punkte auch bei mehreren privaten Projekten (z.B. Umzug oder Scheidung).

• Getting Things Done von David Allen
• Zeitmanagement für Systemadmistratoren von Tom Limoncelli
• The Phoenix Project
• The Unicorn Project

Fazit

Vermutlich könnte man zu jedem der Abschnitte einen eigenen Blogpost verfassen, “aber das ist eine andere Geschichte und soll ein andermal erzählt werden.”